Personvernerklæring

Som kommune er vi forplikta til å lagra opplysningane på ein lovleg og sikker måte. Personvernerklæringa inneheld informasjon om kva personopplysningar vi behandlar, korleis vi behandlar og sikrar desse opplysningane, og rettane til dei registrerte.

Å behandla personopplysningar betyr å samla inn, registrera eller setja saman opplysningar om personar som vi treng for å kunna gi forsvarlege tenester eller god saksbehandling.

Personvern og informasjonssikkerheit er viktig for oss!
Sauda kommune skal behandla personopplysningane dine på ein lovleg og sikker måte. På denne sida kan du lesa om korleis vi behandlar personopplysningane dine og kva rettar du har som registrert i systema våre.

I juli 2018 fekk Noreg ei ny personopplysningslov. Lova består av nasjonale reglar og EUs personvernforordning (GDPR - General Data Protection Regulation). Forordningen er eit sett reglar som gjeld for alle EU/EØS-land.

Det blir strengare krav til dokumentasjon og risikovurderingar for verksemder og dei registrertes rettar er på fleire område styrkte.

Dei nye reglane inneber mellom anna:

  • Meir openheit rundt innsamling og bruk av personopplysningar. Den som ber om samtykke til å bruka opplysningar skal gi klar og tydeleg informasjon om korleis personopplysningane skal brukast.
  •  Bruk av personopplysningar skal grunngivast og avgrensast. Det vil ikkje vera lov å samla inn eller lagra personopplysningar ein ikkje treng. Opplysningar som det ikkje lenger er behov for, skal slettes.
  •  Uriktig eller ufullstendige opplysningar skal rettast.
  •  Under visse vilkår kan ein ha ein rett til å ta med seg personopplysningar frå ei verksemd til ein annan.
  •  Den enkelte får i visse tilfelle ein rett til å protestera mot behandling av personopplysningane sine.
  •  Den enkelte kan sleppa at det blir treft viktige avgjerder om han eller ho basert på ein helautomatisert behandling av personopplysningar.
  •  Den enkelte kan sleppa at det blir treft viktige avgjerder om han eller henne basert på ein helautomatisert behandling av personopplysningar.

 Det blir tilgang til å ilegga eit betydeleg høgare gebyr ved brot av reglane,


1 - Kven er behandlingsansvarlig 

Rådmannen er øvste ansvarleg for behandling av personopplysningar i Sauda kommune. Det daglege ansvaret er delegert til verksemdsleiarane i kommunen og/eller IKT-systemeigarar.

2 - Formålet med behandling av personopplysningar

Sauda kommune behandlar personopplysningar om deg for å levera tenester i kommunen.

3 - Rettsleg grunnlag for behandling av personopplysningar

Når vi behandlar personopplysningar, skjer det innanfor rammene av dei lovene og forskrifter som regulerer oppgåvene våre og pliktar. Sentrale lover er forvaltningslova, arkivlova, plan- og bygningslova, lov om helse- og omsorgstenester, helseregisterlova, opplæringslova og barnehagelova, og dessutan personopplysningslova.

I nokre tilfelle kan kommunen behandla personopplysningar om deg basert på samtykket ditt eller etter avtale med deg. Du vil i slike tilfelle bli informerte om kva behandlinga går ut på og aktivt bli bedt om å samtykka til behandlinga av personopplysningane dine. Du kan når som helst trekka samtykket ditt tilbake.

4 – Kva personopplysningar blir handsama

Vanlegvis behandla behandlar vi kontakt- og identifikasjonsopplysningar som namn, fødselsnummer, adresse og e-post saman med dei opplysningane knytt til dei tenestene som du som innbyggar nyttar, eksempelvis barnehage, skule, byggesak, renovasjon mv.

Innan helse- og omsorg, barnevern og tilsvarande tenester behandlar vi òg sensitive opplysningar om helse og personlege forhold.

Vi behandlar òg enkelte opplysningar om bruken til elevar av det digitale verktøyet til kommunen som ein del av skulekvardagen.

 

5 – Kvar blir opplysningane henta frå?

Vi innhentar først og fremst opplysningar frå deg direkte når du søker om kommunale tenester.

Når vi tilbyr lovpålagte tenester kan vi, dersom det er nødvendig, innhenta opplysningar om deg frå andre offentlege styresmakter eller offentlege register, eksempelvis Nav, Folkeregisteret (Skatteetaten) og Kontakt- og reservasjonsregisteret (Digitaliseringsdirektoratet).

Du har alltid rett til å få vita hvorfra vi hentar opplysningar om deg i samband med tenestene dine i kommunen. Den enkelte kommunale verksemda skal opplysa deg om dette i samband med at du eksempelvis søker om ei teneste.

6 – Er det frivillig å gi frå seg opplysningane?
Personopplysningar kan vera nødvendige for å kunna yta aktuelle tenester, og kommunen kan i enkelte tilfelle derfor ikkje levera tenester til deg dersom du ikkje ønsker å gi frå deg nødvendige personopplysningar.

7 – Korleis behandlar vi personopplysningane dine?

Sauda kommune bruker elektroniske fagsystemer når vi saksbehandlar eller dokumenterer at vi utfører tenester.

Viss du har gitt opplysningar til kommunen, blir dei overførte til eit elektronisk fagsystem. Deretter blir dei brukte i saksbehandling. Dette gjeld uavhengig av om du har sendt inn opplysningane elektronisk eller per post.

Opplysningane vi har registrert om deg er aktive så lenge vi gir deg tenester eller behandlar saka di. Etter dette blir opplysningane overførte normalt til arkivet. Vi må kunna dokumentera kva tenester vi har gitt deg eller kva som har skjedd i saka di. Det er lovverket som bestemmer kor lenge vi må verna desse opplysningane.

8 - Kven utleverer vi personopplysningane dine til?

Alle tilsette i kommunen har teieplikt, og vi kan berre utlevera personopplysningane dine viss du samtykker til det, eller viss det står i lova at vi skal gjera det. 

Når personopplysningane dine blir behandla i eit IKT-system hos ein ekstern leverandør, har kommunen signert ein databehandlaravtale med leverandøren for å regulera sikkerheita rundt behandlinga, og for å sikra at personvernet blir tatt vare på i tråd med lovverket.

9 – Korleis blir sletta og blir opplysningane arkiverte?
Vi lagrar personopplysningane dine hos oss så lenge det er nødvendig for det formålet som personopplysningane vart samla inn for.

Dette betyr til dømes at personopplysningar som vi behandlar på grunnlag av samtykket ditt blir sletta viss du trekker samtykket ditt. Personopplysningar vi behandlar for å oppfylla ei lovpålagt plikt blir lagra så lenge lovheimelen krev det.

Merk at kommunen ofte vil ha ei plikt til å kunna dokumentera kva tenester vi har gitt deg eller kva som har skjedd i saka di, og at det då er arkivlovgivningen som bestemmer kor lenge vi må verna desse opplysningane.

10 – Kva rettar har du?

Viss du er registrert i systema våre, har du desse rettane etter personopplysningslova:

Innsyn

Du har rett til å få informasjon om:

  • kva for nokre konkrete personopplysningar vi behandlar om deg
  • der desse er henta frå
  • til kva formål og oppgåver dei blir brukte
  • kor lenge opplysningane skal lagrast
  • kven opplysningane har vorte gitt vidare til (dersom opplysningane har vorte gitt vidare til nokon andre)
  • Ønsker du innsyn, kan du bruka ei av skjemaløysingane nedanfor. Du må der først legitimera deg med BankID eller liknande, og deretter kan du velja kva personopplysningar du ønsker innsyn i.

Link til skjema for innsyn av personopplysningar

Dersom opplysningane er feil, kan du krevja at dei blir retta eller nokon gonger sletta. Dersom opplysningane er innhenta utelukkande på grunnlag av samtykke, kan dette samtykket blir tilbake trekt utan vidare forklaring. Krav skal svarast på kostnadsfritt og seinast innan 30 dagar.

Viss du ikkje ønsker, eller ikkje har moglegheit til å bruka denne løysinga, kan du òg henvenda deg til kommunens Kontaktskjema .Her kan du fylla ut eit skjema etter å ha legitimert deg

Førespurnader om innsyn i personopplysningar på e-post til postmottaket til kommunen vil ikkje bli svart på.

Retting av feil

Viss du oppdagar at vi har registrert uriktig, utdaterte eller ufullstendige opplysningar om deg, kan du be om å få desse retta eller oppdatert. Du kan òg be om at opplysningar som ikkje lenger er nødvendige for det formålet dei vart samla inn til blir sperra eller sletta. Dette gjeld likevel ikkje dersom opplysningane skal takast i samsvar med vare på annan lovgivning, til dømes arkivlova. Ved krav om retting, sletting eller sperring, kan du bruka det same skjemaet som når du ber om innsyn.

Partsinnsyn etter forvaltningslova

Dersom du henvender deg til oss med ei klage, vil vi normalt visa til eller legga ved førespurnaden din når vi tar kontakt med den innklaga parten. Du kan be om at vi ikkje gir opp kven du er ved førespurnader til den andre parten. Det skal likevel svært mykje til for å nekta ein part innsyn i ei sak dersom han/ho ber om det. Kommunen kan derfor ikkje garantera anonymitet ved slike førespurnader.

Allmennhetens innsyn etter offentleglova

Hovedregelen etter offentleglova, er at saksdokumenta til forvaltningsorgan er offentleg tilgjengelege. Det betyr at presse eller andre som spør om det, kan gjera seg kjend med innhaldet i saksdokumenta til kommunen. Førespurnaden din til oss vil dermed også vera offentleg uansett kva form ho kjem i.

Kommunen handterer likevel ein del dokument som inneheld teiepliktige opplysningar. Slike dokument blir sett bort frå frå offentlighet. Interne dokument kan òg sjåast bort frå offentlighet dersom det finst lovheimel for å sjå bort frå.

Moglegheit til å klaga

Viss du meiner at vi ikkje behandlar personopplysningane på måten regelverket krev, kan du klaga til Datatilsynet.

Informasjon om korleis du bør gå fram finn du på Datatilsynet sine nettsider.

11 – Korleis blir opplysningane sikra?
Etter personopplysningslova har vi ansvar for å sørga for at alle personopplysningane vi innhentar og bruker i saksbehandlinga vår er tilstrekkeleg sikra. Vi har på bakgrunn av risikoanalysar innført rutinar som skal gi nødvendig sikkerheit.

Kommunens fagsystemer blir i samsvar med sikra gjeldande krav, ut frå innhald og risiko. Alle opplysningar som blir overførte mellom datamaskina di og servane vår føregår over «sikker kryptert linje» (SSL) til mottakssenteret vårt. Løysinga svarer til sikkerheita som er brukt i nettbankane. Personopplysningar blir behandla konfidensielt og personvernet ditt bli tatt vare på.

Kommunen har eit eige internkontrollsystem som følgjer opp dette:

  • Vi sørger for at berre tilsette som har eit tjenstlig behov for det, får tilgang til opplysningane om deg.
  • Vidare sikrar vi at opplysningar ikkje kan endrast eller blir sletta av andre enn dei som er autorisert til å gjera dette.
  • Vi sørger for at personopplysningane er tilgjengelege for tilsette når desse skal utføra arbeidsoppgåvene sine for å gi deg ei best mogleg teneste.
  • Vi revurderer rutinane våre regelmessig, slik at sikkerheita til kvar tid er så god som mogleg. Dersom vi oppdagar at ein rutine ikkje fungerer etter hensikta, blir dette følgd grundig opp.
  • Vi vil gi deg informasjon ved brot på personopplysningssikkerheita dersom brotet medfører høg risiko for rettane og fridommane dine.

12 - Personvernombud

Personvernombudet i Sauda kommune rettleier kommunen slik at personopplysningar blir behandla på ein god måte og i tråd med regelverket. Personvernombodet skal òg hjelpa deg med å ta vare på rettane dine, og dessutan påpeika brot på regelverket overfor den som er ansvarleg.

Sjølv om personvernombodet er tilsett i kommunen, har personvernombodet ei uavhengig stilling i arbeidet sitt som ombod. Personvernombodet er ikkje underlagt instruksjonsstyresmakta til leiinga når det utfører rolla si

Kontaktinfo: Caroline Miller. Telefon: 52 78 63 04 

E-post: Caroline.Miller@sauda.kommune.no

Dersom du har spørsmål om behandlinga vår av personopplysningar, ber vi deg ta kontakt med oss.

Sjå våre websider for kontaktinformasjon:

www.sauda.kommuneno  eller send ein e-post til:

postmottak@sauda.kommune.no