Bestilling av digital programvare/apparLytt til tekstenStopp avspillingSauda kommune har felles rutine med RITS-kommunane for bestilling av appar og annan digital programvare. Føremålet er: Betre kontroll på kva system som blir lasta ned og brukt i organisasjonen. Auka medvit rundt arbeidet med GDPR - systematisk arbeid med personvern. Betre system og oversikt i Draft It, meir effektiv sakshandsaming. Rutine for bestilling av digital programvare/appar 1. Avklar med leiar Den tilsette som ønskjer ein app, eller annan digital programvare, tar kontakt med sin leiar for å avklare om dette er noko som kan kjøpast inn. Den tilsette må begrunna behovet, og at han/ho ikkje har tilgang til programvare som har tilsvarande funksjonar. 2. Leiar avklarar med leiarkollegaer Leiar skal avklara med leiargruppa om dette er noko som kan/skal/bør vera felles programvare i kommunen. Dei fleste programvare som blir kjøpt inn skal vera for alle. 3. Leiar avklarar med innkjøpsreglement Leiar sjekkar ut Sauda kommune sitt innkjøpsreglement, om kommunen har rammeavtalar for leveranse og andre reglar for innkjøp. 4. Leiar melder tilbake Leiar melder tilbake til den tilsette som tok kontakt. Ved nei til innkjøp gis eit begrunna svar. Ved ja til innkjøp, vis til pkt. 5 i rutine for bestilling. 5. Bestilling Den tilsette avtalar tid med IKT-ansvarleg, for felles utfylling av bestillingsskjema. IKT-ansvarlig melder til den tilsette kva informasjon han/ho må ha på plass til dette møtet. IKT-ansvarleg og den tilsette fyller ut bestillingsskjema saman. Bestillingsskjema sendes personvernombod (PVO) i Sauda kommune. 6. Vurdering av bestilling - PVO PVO går gjennom bestillingsskjema og vurderer om det er behov for fleire opplysningar. PVO har dialog med søkjar om det er behov for meir informasjon. PVO vurderer om det må fyllast ut ein Draft It og gjennomførast ei risikovurdering. Gjennomfører dette, om vurdert behov. 7. Svar på bestilling PVO sender svar til søkjar om godkjenning av programvare, eller ei. Ved ikkje-godkjent, kan ikkje denne programvaren blir kjøpt inn. Ved godkjenning sender PVO kopi til IT, som tar seg av det tekniske rundt installering, utsending m.m. Publisert avMålfrid Selvik Årthun Publisert19.03.2021 14.03