Bestilling av digital programvare/appar

Sauda kommune har felles rutine med RITS-kommunane for bestilling av appar og annan digital programvare. 

Føremålet er: 

  • Betre kontroll på kva system som blir lasta ned og brukt i organisasjonen.
  • Auka medvit rundt arbeidet med GDPR - systematisk arbeid med personvern.
  • Betre system og oversikt i Draft It, meir effektiv sakshandsaming.

 

Rutine for bestilling av digital programvare/appar

1. Avklar med leiar
  • Den tilsette som ønskjer ein app, eller annan digital programvare, tar kontakt med sin leiar for å avklare om dette er noko som kan kjøpast inn.
  • Den tilsette må begrunna behovet, og at han/ho ikkje har tilgang til programvare som har tilsvarande funksjonar.
2. Leiar avklarar med leiarkollegaer
  • Leiar skal avklara med leiargruppa om dette er noko som kan/skal/bør vera felles programvare i kommunen. 
  • Dei fleste programvare som blir kjøpt inn skal vera for alle.
3. Leiar avklarar med innkjøpsreglement
  • Leiar sjekkar ut Sauda kommune sitt innkjøpsreglement, om kommunen har rammeavtalar for leveranse og andre reglar for innkjøp.
4. Leiar melder tilbake
  • Leiar melder tilbake til den tilsette som tok kontakt.
  • Ved nei til innkjøp gis eit begrunna svar.
  • Ved ja til innkjøp, vis til pkt. 5 i rutine for bestilling.
5. Bestilling
  • Den tilsette avtalar tid med IKT-ansvarleg, for felles utfylling av bestillingsskjema.
  • IKT-ansvarlig melder til den tilsette kva informasjon han/ho må ha på plass til dette møtet.
  • IKT-ansvarleg og den tilsette fyller ut bestillingsskjema saman.
  • Bestillingsskjema sendes personvernombod (PVO) i Sauda kommune.
6. Vurdering av bestilling - PVO
  • PVO går gjennom bestillingsskjema og vurderer om det er behov for fleire opplysningar. PVO har dialog med søkjar om det er behov for meir informasjon.
  • PVO vurderer om det må fyllast ut ein Draft It og gjennomførast ei risikovurdering.
  • Gjennomfører dette, om vurdert behov.
7. Svar på bestilling
  • PVO sender svar til søkjar om godkjenning av programvare, eller ei.
  • Ved ikkje-godkjent, kan ikkje denne programvaren blir kjøpt inn.
  • Ved godkjenning sender PVO kopi til IT, som tar seg av det tekniske rundt installering, utsending m.m.
Publisert avMålfrid Selvik Årthun
Publisert19.03.2021 14.03