Digital kommunikasjon og samhandling

Digital kommunikasjon forenklar samhandling og samarbeid på mange måter. Men, det gir oss også nokre utfordringar med omsyn til personvern og informasjonstryggleik.

  • Det er viktig at alle tilsette kun brukar dei digitale verktøy og programvare som kommunen har valt til digital kommunikasjon.
  • Private verktøy og programvare skal ikkje brukast. 

 

Retningslinjer for digital kommunikasjon og samhandling

Bruk av fritekst-felt
  • Fritekstfelt er ei fare for personvernet då enkeltpersonar kan skriva inn kva dei måtte ønska sjølv.
  • Derfor er det viktig å ha gode rutinar på bruk av fritekstfelt, og at ein presiserer at ein berre skal svara på spørsmålet eller formålet med feltet.
  • Unngå fritekstfelt om ein har moglegheit til dette.
  • Sensitive personopplysningar skal ikkje setjast inn i fritekstfelt, med mindre dette er uttrykkeleg kravd i feltet.
  • I utgangspunktet er det forbode å behandla visse kategoriar av personopplysningar.
  • Det du må tenka over for å skriva inn sensitiv personopplysning er:
    • Er dette ei sikker sone? (Korleis logga eg meg på?)
    • Kven andre kan sjå denne informasjonen?
    • Er det nødvendig å legga dette inn? Svarar du nei her, skal det heller ikkje registrerast.
  • Sensitive kategoriar av personopplysningar er:
    • opplysningar om rasemessig eller etnisk opphav
    • opplysningar om politisk oppfatning
    • opplysningar om religion
    • opplysningar om filosofisk overtyding
    • opplysningar om fagforeiningsmedlemskap
    • genetiske opplysningar
    • biometriske opplysningar (når behandlingsformålet er å eintydig identifisera nokon)
    • helseopplysningar (fysisk og psykisk helse)
    • opplysningar om seksuelle forhold
    • opplysningar om seksuell legning
  • Det finst likevel mange unntak frå forbodet.

 

  • Lovens system er at det må finnast eit særskilt grunnlag i tillegg til behandlingsgrunnlag for å behandla denne typen opplysningar.
  • Er du usikker på dette kan du få rettleiing frå personvernombodet i kommunen
Digitale plattformer til videomøte/digital undervisning
  • Til digital undervisning er det Showbie Pro som skal brukast.
  • Til videomøte kan Teams brukast når det ikkje blir behandla personopplysningar. Dette kan vera foreldremøte, FAU, SMU,SU eller KFU-møter.
  • For videomøte der ein behandlar personopplysningar, er det berre helsenett som er lovleg plattform i Sauda kommune. Dette gjeld eks. foreldresamtale, loggmøter, ansvarsgruppemøte, BTI-møte e.l.
  • For å bruka helsenett, ta kontakt med leiaren din for å få ein kode.
  • Som hovudregel skal fysisk møte bli brukt når personopplysningar blir behandla
Digitale plattformer til skriftlig digital kommunikasjon
  • Private meldings-/chattetjenester (Messenger, SMS, Snap m.m) skal ikkje brukast i kontakten mellom heim og barnehage/skule.
  • Barnehage bruker Visma Barnehage- appen til å gi informasjon og kommunisera med ikkje-personlege opplysningar.
  • Skule bruker Visma Skole-appen til å gi informasjon og kommunisera om ikkje-personlege opplysningar. 
  • Skule bruker også Visma Flyt Skole til å kommunisera via e-post, gi informasjon om fråvær, vurderingar og kommentarar.
  • Merk regelverket om fritekst for Visma Flyt Skole. Det skal berre leggjast inn faglege vurderingar som ikkje kan relaterast til person.
  • Har ein i det daglege behov for å kommunisera med føresette, barn eller unge om personopplysningar, skal ein invitera til fysisk møte, eller ta ein telefon.
  • Stafettloggen held eit høgt nok tryggingsnivå, og blir brukt til å kommunisera og samhandla om tiltak, notat frå loggmøter, BTI-møter. lysglimt m.m.
  • Brev via Svar-ut i Websak held høgt nok tryggingsnivå til å kommunisera om personopplysningar, og brukast til å skriva referat frå samarbeidsmøte, senda varsel for fare om nedsett vurdering i orden og/eller åtferd m.m