Bestilling av digital programvare/appar
Sauda kommune har felles rutine med RITS-kommunane for bestilling av appar og annan digital programvare.
Føremålet er:
- Betre kontroll på kva system som blir lasta ned og brukt i organisasjonen.
- Auka medvit rundt arbeidet med GDPR - systematisk arbeid med personvern.
- Betre system og oversikt i Draft It, meir effektiv sakshandsaming.
1. Avklar med leiar
- Den tilsette som ønskjer ein app, eller annan digital programvare, tar kontakt med sin leiar for å avklare om dette er noko som kan kjøpast inn.
- Den tilsette må begrunna behovet, og at han/ho ikkje har tilgang til programvare som har tilsvarande funksjonar.
2. Leiar avklarar med leiarkollegaer
- Leiar skal avklara med leiargruppa om dette er noko som kan/skal/bør vera felles programvare i kommunen.
- Dei fleste programvare som blir kjøpt inn skal vera for alle.
3. Leiar avklarar med innkjøpsreglement
- Leiar sjekkar ut Sauda kommune sitt innkjøpsreglement, om kommunen har rammeavtalar for leveranse og andre reglar for innkjøp.
4. Leiar melder tilbake
- Leiar melder tilbake til den tilsette som tok kontakt.
- Ved nei til innkjøp gis eit begrunna svar.
- Ved ja til innkjøp, vis til pkt. 5 i rutine for bestilling.
5. Bestilling
- Den tilsette som ønskjer programvare/appar fyller ut bestillingsskjema. Alt må fylles ut før en sender det inn.
- utfylling av bestillingsskjema.
- Rettleiar til utfylling av bestillingsskjema. (PDF, 753 kB)
- Treng du hjelp utover rettleiingsskjema, be om eit samarbeidsmøte med IT-rettleiar/-ansvarleg og/eller personvernombud.
- IKT-ansvarlig hjelper den tilsette med kva informasjon han/ho må ha på plass til dette møtet.
- PVO går gjennom bestillingsskjema og legger inn i Draftit behandlingsprotokoll, og vurderer om man også treng DPIA og ROS.
- Bestiller får beskjed via epost om det er godkjent, og bestiller må få leverandør til å signere Sauda Kommunes Databehandleravtale. Denne legger PVO ved i epost, og bestiller sender kopi ferdig signert tilbake til PVO.
- Bestillingsskjema sendes RITS IT-hjelp. Send inn ny sak, legg ved bestillingsskjema og ferdig signert Databehandleravtale.
6. Svar på bestilling
- RITS sender svar til søkjar om godkjenning av programvare, eller ei.
- Ved ikkje-godkjent, kan ikkje denne programvaren blir kjøpt inn.
- Ved godkjenning tar seg av det tekniske rundt installering, utsending m.m.
Publisert av Jannicke Hatlen
Publisert 13.10.2021 14.47