Digital kommunikasjon og samhandling
Digital kommunikasjon forenklar samhandling og samarbeid på mange måter. Men, det gir oss også nokre utfordringar med omsyn til personvern og informasjonstryggleik.
- Det er viktig at alle tilsette kun brukar dei digitale verktøy og programvare som kommunen har valt til digital kommunikasjon.
- Private verktøy og programvare skal ikkje brukast.
Bruk av fritekst-felt
- Fritekstfelt er ei fare for personvernet då enkeltpersonar kan skriva inn kva dei måtte ønska sjølv.
- Derfor er det viktig å ha gode rutinar på bruk av fritekstfelt, og at ein presiserer at ein berre skal svara på spørsmålet eller formålet med feltet.
- Unngå fritekstfelt om ein har moglegheit til dette.
- Sensitive personopplysningar skal ikkje setjast inn i fritekstfelt, med mindre dette er uttrykkeleg kravd i feltet.
- I utgangspunktet er det forbode å behandla visse kategoriar av personopplysningar.
- Det du må tenka over for å skriva inn sensitiv personopplysning er:
- Er dette ei sikker sone? (Korleis logga eg meg på?)
- Kven andre kan sjå denne informasjonen?
- Er det nødvendig å legga dette inn? Svarar du nei her, skal det heller ikkje registrerast.
- Sensitive kategoriar av personopplysningar er:
- opplysningar om rasemessig eller etnisk opphav
- opplysningar om politisk oppfatning
- opplysningar om religion
- opplysningar om filosofisk overtyding
- opplysningar om fagforeiningsmedlemskap
- genetiske opplysningar
- biometriske opplysningar (når behandlingsformålet er å eintydig identifisera nokon)
- helseopplysningar (fysisk og psykisk helse)
- opplysningar om seksuelle forhold
- opplysningar om seksuell legning
- Det finst likevel mange unntak frå forbodet.
- Lovens system er at det må finnast eit særskilt grunnlag i tillegg til behandlingsgrunnlag for å behandla denne typen opplysningar.
- Er du usikker på dette kan du få rettleiing frå personvernombodet i kommunen
Digitale plattformer til videomøte/digital undervisning
- Til digital undervisning er det Showbie Pro som skal brukast.
- Til videomøte kan Teams brukast når det ikkje blir behandla personopplysningar. Dette kan vera foreldremøte, FAU, SMU,SU eller KFU-møter.
- For videomøte der ein behandlar personopplysningar, er det berre helsenett som er lovleg plattform i Sauda kommune. Dette gjeld eks. foreldresamtale, loggmøter, ansvarsgruppemøte, BTI-møte e.l.
- For å bruka helsenett, ta kontakt med leiaren din for å få ein kode.
- Som hovudregel skal fysisk møte bli brukt når personopplysningar blir behandla
Digitale plattformer til skriftlig digital kommunikasjon
- Private meldings-/chattetjenester (Messenger, SMS, Snap m.m) skal ikkje brukast i kontakten mellom heim og barnehage/skule.
- Barnehage bruker Visma Barnehage- appen til å gi informasjon og kommunisera med ikkje-personlege opplysningar.
- Skule bruker Visma Skole-appen til å gi informasjon og kommunisera om ikkje-personlege opplysningar.
- Skule bruker også Visma Flyt Skole til å kommunisera via e-post, gi informasjon om fråvær, vurderingar og kommentarar.
- Merk regelverket om fritekst for Visma Flyt Skole. Det skal berre leggjast inn faglege vurderingar som ikkje kan relaterast til person.
- Har ein i det daglege behov for å kommunisera med føresette, barn eller unge om personopplysningar, skal ein invitera til fysisk møte, eller ta ein telefon.
- Stafettloggen held eit høgt nok tryggingsnivå, og blir brukt til å kommunisera og samhandla om tiltak, notat frå loggmøter, BTI-møter. lysglimt m.m.
- Brev via Svar-ut i Websak held høgt nok tryggingsnivå til å kommunisera om personopplysningar, og brukast til å skriva referat frå samarbeidsmøte, senda varsel for fare om nedsett vurdering i orden og/eller åtferd m.m
Publisert av Målfrid Selvik Årthun
Publisert 13.10.2021 14.47