Digital kommunikasjon og samhandling

Digital kommunikasjon forenklar samhandling og samarbeid på mange måter. Men, det gir oss også nokre utfordringar med omsyn til personvern og informasjonstryggleik.

Det er viktig at alle tilsette kun brukar dei digitale verktøy og programvare som kommunen har valt til digital kommunikasjon.
Private verktøy og programvare skal ikkje brukast.

Bruk av fritekst-felt

Fritekstfelt er ei fare for personvernet då enkeltpersonar kan skriva inn kva dei måtte ønska sjølv.
Derfor er det viktig å ha gode rutinar på bruk av fritekstfelt, og at ein presiserer at ein berre skal svara på spørsmålet eller formålet med feltet.
Unngå fritekstfelt om ein har moglegheit til dette.
Sensitive personopplysningar skal ikkje setjast inn i fritekstfelt, med mindre dette er uttrykkeleg kravd i feltet.
I utgangspunktet er det forbode å behandla visse kategoriar av personopplysningar.
Det du må tenka over for å skriva inn sensitiv personopplysning er:
- Er dette ei sikker sone? (Korleis logga eg meg på?)
- Kven andre kan sjå denne informasjonen?
- Er det nødvendig å legga dette inn? Svarar du nei her, skal det heller ikkje registrerast.
Sensitive kategoriar av personopplysningar er:
- opplysningar om rasemessig eller etnisk opphav
- opplysningar om politisk oppfatning
- opplysningar om religion
- opplysningar om filosofisk overtyding
- opplysningar om fagforeiningsmedlemskap
- genetiske opplysningar
- biometriske opplysningar (når behandlingsformålet er å eintydig identifisera nokon)
- helseopplysningar (fysisk og psykisk helse)
- opplysningar om seksuelle forhold
- opplysningar om seksuell legning
Det finst likevel mange unntak frå forbodet.

Lovens system er at det må finnast eit særskilt grunnlag i tillegg til behandlingsgrunnlag for å behandla denne typen opplysningar.
Er du usikker på dette kan du få rettleiing frå personvernombodet i kommunen

Digitale plattformer til videomøte/digital undervisning

Til digital undervisning er det Showbie Pro som skal brukast.
Til videomøte kan Teams brukast når det ikkje blir behandla personopplysningar. Dette kan vera foreldremøte, FAU, SMU,SU eller KFU-møter.
For videomøte der ein behandlar personopplysningar, er det berre helsenett som er lovleg plattform i Sauda kommune. Dette gjeld eks. foreldresamtale, loggmøter, ansvarsgruppemøte, BTI-møte e.l.
For å bruka helsenett, ta kontakt med leiaren din for å få ein kode.
Som hovudregel skal fysisk møte bli brukt når personopplysningar blir behandla

Digitale plattformer til skriftlig digital kommunikasjon

Private meldings-/chattetjenester (Messenger, SMS, Snap m.m) skal ikkje brukast i kontakten mellom heim og barnehage/skule.
Barnehage bruker Visma Barnehage- appen til å gi informasjon og kommunisera med ikkje-personlege opplysningar.
Skule bruker Visma Skole-appen til å gi informasjon og kommunisera om ikkje-personlege opplysningar.
Skule bruker også Visma Flyt Skole til å kommunisera via e-post, gi informasjon om fråvær, vurderingar og kommentarar.
Merk regelverket om fritekst for Visma Flyt Skole. Det skal berre leggjast inn faglege vurderingar som ikkje kan relaterast til person.
Har ein i det daglege behov for å kommunisera med føresette, barn eller unge om personopplysningar, skal ein invitera til fysisk møte, eller ta ein telefon.
Stafettloggen held eit høgt nok tryggingsnivå, og blir brukt til å kommunisera og samhandla om tiltak, notat frå loggmøter, BTI-møter. lysglimt m.m.
Brev via Svar-ut i Websak held høgt nok tryggingsnivå til å kommunisera om personopplysningar, og brukast til å skriva referat frå samarbeidsmøte, senda varsel for fare om nedsett vurdering i orden og/eller åtferd m.m

Publisert av Målfrid Selvik Årthun

Publisert 13.10.2021 14.47